مراحل تبدیل اسناد به میکروفیلم
۱- اخذ مجوز از دیوان محاسبات :
در این مرحل دستگاه اجرایی اقدام به تکمیل فرم شماره ۱۴ نموده و با ارسال آن به دیوان محاسبات اقدام به اخذ مجوز تبدیل اسناد به میکروفیلم می نماید.
۲- شناسایی بایگانی اولیه :
الف ) اعزام کارشناسان شرکت سازه های اطلاعاتی تصویرآرا شرق برای بررسی بایگانی سازمان یا اداره و تخمین تعداد اوراق اسناد جهت انعقاد قرارداد ، اعزام اکیپ مورد نیاز و مدت زمان پروژه
ب) انعقاد قرارداد
ج ) شناسایی محل مورد نیاز جهت استقرار اکیپ و هماهنگی های لازم جهت استقرار پرسنل
۳- نصب تجهیزات و استقرار پرسنل :
الف ) هماهنگی با حراست اداره یا سازمان جهت ورود پرسنل و تجهیزات
ب ) نصب تجهیزات کامپیوتری و اسکنرها
شرکت سازه های اطلاعاتی تصویرآرا شرق از اسکنرهای بزرگ اسناد و بوک اسکنرهای حرفه ای تولید شده در سازه های اطلاعاتی تصویرآرا اسکنرهای حرفه ای خارجی با سرعت بالا استفاده می نماید.
۴- آماده سازی اسناد :
الف ) انتقال اسناد به محل پروژه
ب ) مرتب نمودن اسناد جهت اسکن
ج ) استفاده از مهر طبق دستورالعمل دیوان محاسبات
د ) تمیز کردن اوراق اسناد از انواع میخ منگنه ، سوزن ، سنجاق و …
– لازم به توضیح است کلیه مراحل این بخش طبق بخشنامه ها و دستورالعمل های دیوان محاسبات و توسط پرسنل آموزش دیده و مجرب انجام میگیرد
۵- اسکن و جمع آوری اسناد :
الف ) در این مرحله اسناد با مشخصات زیر به فایل دیجیتال نبدیل میگردند
TIFF 200*200 black&white
ب ) پس از اسکن ، اسناد مرتب سازی و جمع آوری می گردند و با علامت گذاری به عنوان سند اسکن شده مجددا بسته بندی و به شکل تحویل گرفته شده از بایگانی دستگاه اجرایی تحویل داده می شوند .
۶- ویرایش فایل ها :
الف ) رفع اشکالاتی نظیر پارگی اسناد ، سیاه شدگی هنگام کپی ، چرخش اسناد و …
ب ) اصلاح فرمت فایل ها در صورت نیاز
– لازم به توضیح است کلیه فعالیت های این مرحله بدون تغییر در نوشته ها و اصالت برگ سند انجام میگیرد
۷- رایت میکروفیلم :
الف ) رول بندی فایل های دیجیتال
ب ) بازبینی نهایی فایل های دیجیتال و اصلاح اشکالات احتمالی
ج ) تبدیل فایل های دیجیتال به میکروفیلم توسط دستگاه حرفه ای
۸- ظهور و ثبوت :
الف ) در این مرحله میکرو فیلم های رایت شده که به نور حساس می باشند مرحله نهایی را پشت سر گذاشته و آماده استفاده می گردند
– ظهور و ثبوت توسط دستگاه حرفه ای و داروهای ثبوت و ظهور مارک کداک انجام میگیرد
۹- تحویل نسخه دیجیتال اسناد به دستگاه اجرایی :
– در این مرحله فایل دیجیتال اسناد بنا به درخواست دستگاه اجرایی در قالب DVD و یا HARD EXTERNAL تحویل مقام معرفی شده از سوی اداره میگردد .
۱۰ – ارسال میکروفیلم ها جهت بازبینی و تایید :
– در این مرحله میکروفیلم های آماده به همراه نامه معرفی میکروفیلم ها که توسط دستگاه اجرایی آماده می گردد و به انضمام فیش ۱۰ درصد حق نظارت دیوان محاسبات که توسط کارفرما واریز گردیده است ، جهت بازبینی و تایید به اداره میکروگرافیک دیوان محاسبات استان مربوطه ارسال می گردد . این اداره پس از بازبینی و بررسی تمام اسناد ارسال شده اقدام به صدور و ارسال تاییدیه تبدیل اسناد به میکروفیلم برای دستگاه اجرایی نموده که به منزله اتمام عملیات تبدیل اسناد می باشد . از آن پس دستگاه های اجرایی می توانند با هماهنگی دسوان محاسبات نسبت به امحاء اسناد کاغذی خود اقدام نمایند و برای دسترسی به اسناد خود از فایل های دیجیتالی استفاده نموده و در صورت نیاز به اصل اسناد از طریق درخواست از دیوان محاسبات این امر میسر می باشد.