آرشیو الکترونیکی اسناد
مدیریت دانش را با مدیریت اسناد شروع کنید
کاربردهای زیادی برای مدیریت اسناد متصور است که برخی از آنها عبارتند از:
- انجام وظایف تجاری بطور کارا و با قابلیت پاسخ گوئی بالا
- پشتیبانی سازمان در موارد تعقیب قانونی شامل ریسکهای متاثر از وجود و یا عدم وجود شواهدی از فعالیت سازمانی
- پشتیبانی و مستندسازی تصمیم سازیهای مدیریتی
- حفظ منافع سازمان و حقوق کارکنان، مشتریان و ذینفعان فعلی و آتی
- ایجاد تطابق، پیوستگی و بهره وری در مدیریت و امور جاری سازمان
- تدارک شواهدی از کلیه فعالیتهای سازمان
- تسهیل عملکرد موثر فعالیتها در سراسر سازمان
- تثبیت هویت فرهنگی و تجاری سازمان
- تامین الزامات قانونگذار شامل فعالیتهای آرشیوی و ممیزی
- نگهداری حافظه شرکت(فردی یا جمعی)
با توجه به کاربردهای فوق این سیستم راه حل مناسبی است برای:
- مدیریت اسناد منابع انسانی
- مدیریت اسناد تولید
- مدیریت اسناد مالی
- مدیریت اسناد پروژه‌ها
- مدیریت اسناد بازرگانی
- مدیریت اسناد تحقیقاتی و پژوهشی
- مدیریت اسناد حقوقی
- مدیریت اسناد اختصاصی
- معرفی سیستم مدیریت اسناد و آرشیو فنی مبنا
سازمانها برحسب قلمرو فعالیتهایی که به انجام می رسانند، مدارکی بوجود آورده، دریافت نموده و مورد استفاده قرار می‌دهند. از جمله مواردی که سازمانها با بکارگیری مدارک قادر به انجام آنها میباشند عبارتند از:
۱-انجام وظایف تجاری بطور کارا و با قابلیت پاسخ گوئی بالا
۲-پشتیبانی و مستندسازی تصمیم سازیهای مدیریتی
۳-ایجاد تطابق، پیوستگی و بهره وری در مدیریت و امور جاری سازمان
۴-تسهیل عملکرد موثر فعالیتها در سراسر سازمان
۵-تامین الزامات قانونگذار شامل فعالیتهای آرشیوی و ممیزی
۶-پشتیبانی سازمان در موارد تعقیب قانونی شامل ریسکهای متاثر از وجود و یا عدم وجود شواهدی از فعالیت سازمانی
۷-حفظ منافع سازمان و حقوق کارکنان، مشتریان و ذینفعان فعلی و آتی
۸-تدارک شواهدی از کلیه فعالیتهای سازمان
۹-تثبیت هویت فرهنگی و تجاری سازمان
۱۰-نگهداری حافظه شرکت(فردی یا جمعی)
بنابراین سازمانهاجهت ادامه فعالیتها، تبادل با محیط و تامین قابلیت پاسخگویی ناگزیر به ایجاد، نگهداشت و استفاده از مدارک معتبر، قابل اطمینان و همچنین حفظ امنیت آنها در هر مدت زمانی که لازم است، هستند. بدین ترتیب بکارگیری یک سیستم که کلیه فعالیتهای مربوط به اسناد و مدارک را پوشش داده و بتواند نقطه قابل اتکائی در تامین نیازهای اطلاعاتی بخشهای مختلف سازمان باشد ضروری به نظر می رسد. چنین سیستمی، سیستم مدیریت اسناد و مدارک نام داشته وکارکردهای زیر را شامل می گردد:
۱-سیاست گذاری و تعیین استانداردها
۲-تخصیص مسئولیتها و اختیارات
۳-تثبیت روشهای اجرایی و خطوط راهنما
۴-تدارک مجموعه ای از خدمات مرتبط با مدیریت و استفاده از اسناد و مدارک
۵-طراحی و استقرار زیر سیستمهای تخصصی جهت مدیریت اسناد و مدارک
۶-یکپارچه سازی مدیریت اسناد و مدارک با فرایندها و سیستمهای تجاری سازمان
بند ۵ از کارکردهای فوق طی فرایندی پوشانده می شود که یکی از مهمترین مراحل آن، طبقه بندی و کدگذاری اسناد و مدارک می باشد به نوعی که اهداف آنرا در کنار ماموریت کل سیستم بررسی کرده و مدلها و سیستمهای کدگذاری را قلب سیستم مدارک و اسناد بر می شمرند.
اهداف سیستم مدیریت اسناد و آرشیو فنی
اهداف سیستم مدیریت اسناد عبارت از شناسایی و جمع آ‌وری قراردادها،کتب، نشریات و مدارک فنی، نقشه های اصلی پروژه ها و محاسبات، کاتالوگها، استانداردها، فیلم، نوار و … در یک مرکز و نگهداری آنها به نحو صحیح و ارایه خدمات لازم به متقاضیان، در اسرع وقت می‌باشد. به منظور دستیابی به اهداف فوق چندین زیرسیستم در سیستم مدیریت اسناد و آرشیو فنی طراحی و توسعه یافته است که در بخش ۴ توضیح داده شده اند.
شرح فعالیتهای سیستم مدیریت اسناد و آرشیو فنی سیستم مدیریت اسناد فعالیت های زیر را به عهده دارد :
- شناسایی گزارشات، مکاتبات و اسناد و مدارک فنی، کتب، نشریات، کاتالوگهای دریافتی
- کد گذاری گزارشات، مکاتبات و اسناد و مدارک فنی، کتب، نشریات، کاتالوگهای دریافتی شناسایی شده بر اساس طراحی انجام شده
- طبقه بندی و نگهداری کتب ، مدارک فنی، نشریات و کاتالوگها به نحو صحیح
- بازیابی کتب، مدارک فنی، نشریات و کاتالوگهای دریافتی جهت استفاده کنندگان
زیر سیستمها:
سیستم مدیریت اسناد و آرشیو فنی از چندین زیر سیستم تشکیل شده که در زیر به معرفی آنها می‌پردازیم:
زیر سیستم کدینگ
اهداف متعددی برای زیر سیستم کدینگ در یک سازمان متصور است. اما عمده ترین مضامین اصلی که در این اهداف تعقیب می گردد را می توان بهبود عملیات پشتیبانی و کاهش هزینه ها برشمرد. مهمترین اهداف زیر سیستم کدینگ به شرح ذیل می باشد:
۱-شناسایی یکسان اسناد و مدارک در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر یک از اسناد و مدارک
۲-تقسیم اسناد و مدارک به تعدادی گروه محدود و مشخص و همچنین تقسیم هر گروه به دسته های کوچکتر به نحوی که مدارک مشابه در دسته های کنترل پذیر قرار گیرند
۳-شناسایی روابط بین مدارک و اسناد در دسته های مختلف
۴-ایجاد زبان استاندارد برای ارتباطهای داخلی با استفاده از فرهنگ اصطلاحات استاندارد و کدهای یکسان
۵-ایجاد مبنای اطلاعاتی قابل اطمینان و صحیح برای سیستم اطلاعات مدیریت
۶-ایجاد بانک اطلاعاتی اسناد و مدارک
۷-فراهم کردن امکان پردازش الکترونیکی داده ها و نصب سیستم های مکانیزه
فوائد زیر سیستم کدینگ
۱- ایجاد نظم در سیستم اطلاعاتی اسناد و مدارک
۲-ساده سازی عملیات دریافت، نگهداری و ارائه اسناد و مدارک در آرشیو
۳-ایجاد سیستم خودکنترلی در افزایش بی رویه تنوع اسناد و مدارک
۴-ایجاد مقدمات مکانیزه نمودن سیستمها
۵- کاهش هزینه های مربوط به آرشیو اسناد و مدارک و جستجوی آنها
اصولاً سیستم کدینگ برای کمک به دستیابی سریع و بموقع به اطلاعات لازم برای تصمیم گیری مدیران بخشهای مختلف سازمان طراحی می شود. در طراحی یک سیستم کدینگ مناسب و مطلوب باید اصول و ملاحظات زیادی را مد نظر قرار داد.
طراحی باید با تعریف روشن و مشخصی از تمام توان موجود و نهفته در سیستم انجام گردد. طراحی سیستم باید به گونه ای باشد که قابلیت پاسخگویی به نیازهای آینده در هر بخش را داشته باشد، بنابراین باید گستردگی، گوناگونی و ترکیب روابط بخشها را در نظر بگیرد تا با مدلها و طرحهای جدید سازمان سازگار باشد.
سیستم کدینگ باید بتواند بر اساس یک مبنای اطلاعاتی پایدار، به کنشهای مدیران ارشد، میانی و کاربران عادی برای دستیابی به اطلاعات پاسخ دهد. در این راستا لازم است که سیستم و چارچوب کلی آن مورد پذیرش استفاده کنندگان باشد یعنی نیازهای آنها را برآورده سازد.
یک سیستم کدینگ مطلوب، سیستمی است که بتواند ضمن افزایش کارایی فعالیتها، هزینه های مدیریت اسناد و مدارک را کاهش دهد. این دو مزیت هنگامی حاصل می گردد که سیستم، تمام اسناد و مدارک ضروری و موجود در سازمان را پوشش دهد، مفاهیم را استاندارد نماید و درعین حال یکنواختی داشته باشد.
سیستم باید فقط اطلاعات ضروری را بپذیرد و از ورود اطلاعات غیر ضروری جلوگیری نماید، این کار از طریق طراحی فرمهای اطلاعاتی و تعریف و تحدید داده های ورودی و خروجی امکان پذیر است. از مشخصات سیستمهای مطلوب، چند منظوره بودن آنهاست. به این معنی که کاربران متعددی از آن استفاده کنند. نکته مهمی که باید به آن اشاره شود این است که هر سیستم خوب، مبنای مناسبی برای طرحهای مدیریتی است. یکی دیگر از ملاحظات طراحی سیستم کدینگ، قابلیت انطباق آن با سیستمهای بزرگتر است. به عنوان مثال سیستم کدینگ یک سازمان باید با در نظر گرفتن سیستم کدینگ صنعت مربوطه یا سیستم کدینگ ملی طراحی گردد.
زیر سیستم امنیت و حقوق دسترسی
به منظور رعایت امنیت و تعیین حقوق دسترسی کاربران به اسناد و مدارک از این زیر سیستم استفاده می‌شود. حقوق دسترسی بر اساس نقش‌های کاری کاربران تعیین و کلیه دسترسی ها از جمله ویرایش و حذف برای گروه‌های کاری یا کاربران تعیین می‌گردد. در این زیرسیستم حقوق دسترسی کاربر به اسناد از طریق دسترسی به زیر سیستم کدینگ و نوع اسناد فراهم می‌گردد.
زیر سیستم تعیین مشخصه‌ها
یکی از مهم ترین قابلیتهای سیستم تعریف مشخصه‌های هر نوع از اسناد می‌باشد. در این زیر سیستم کلیه مشخصه‌ها به صورت عدد، رشته، تاریخ و یا لیست انتخابی تعریف و در هنگام تخصیص به اسناد نحوه ورود آنها تعیین می‌گردد. در این حالت امکان تعیین اختیاری یا اجبار بودن ورود اطلاعات و یگانه بودن اطلاعات مشخصه برای سند تعیین می‌گردد.
زیر سیستم محل استقرار
از این زیر سیستم به منظور تعیین استقرار محل فیزیکی اسناد بر اساس قفسه، طبقه، زونکن و ردیف در زونکن استفاده می‌گردد.
زیر سیستم مدیریت اسناد
از این زیر سیستم امکان ثبت سند، ثبت پیوست‌های سند، ثبت پانوشت برای هر سند به ازای کلیه کاربرانی که حق دسترسی به سند را دارند، استفاده می‌گردد. همچنین امکان تعیین زمان اعتبار برای هر نوع از اسناد را فراهم می‌نماید.
صفحه ورود اطلاعات اسناد بر اساس مشخصه‌های تعیین شده برای هر نوع سند، تولید و در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
زیر سیستم آرشیو الکترونیکی
از این زیر سیستم به منظور آرشیو الکترونیکی اسناد و الحاق کلیه فایلها ( بدون هیچگونه محدودیتی در نوع فایل ) به اسناد استفاده می‌گردد.
زیر سیستم جستجو
این زیرسیستم امکان جستجو اسناد بر اساس کد سند، محل فیزیکی استقرار اسناد، اطلاعات هر یک از مشخصه‌ها، اعتبار اسناد و یا ترکیب هر یک از عوامل فوق را به صورت بسیار مناسب و کاربردی فراهم می‌نماید.
زیر سیستم امانات
به منظور ثبت ورود و خروج اسناد از محل آنها و گیرنده اسناد از این زیر سیستم استفاده می‌گردد.
مشخصات فنی نرم‌افزار
- توسعه سیستم با زبان Asp.Net , C# و با استفاده از .NetFrameWork 2.0
- توسعه سیستم به صورت ۳ لایه
- توسعه سیستم در محیط وب
- استفاده از بانک اطلاعاتی Sql Server برای ذخیره و بازیابی
- بدون هیچگونه محدودیت تعداد کاربران
قابلیتهای نرم افزار
- امکان تعریف قفسه‌ها و برقراری ارتباط بین کدینگ اسناد و قفسه‌های تعریف شده
- امکان تعریف کدینگ اسناد به صورت درختی تا پایین ترین سطح مورد نیاز
- امکان تعریف هر نوع فیلد اطلاعاتی برای هر نوع سند
- امکان تعیین فیلدهای یکتا برای جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری
- امکان تعریف گروه‌های کاری و تعیین حقوق دسترسی به داده‌ها بر اساس سیستم کدینگ
- امکان ثبت اطلاعات امانت دادن اسناد
- امکان تعریف زمان اعتبار برای هر نوع سند
- امکان ثبت تصاویر و یا هر نوع فایل الکترونیکی برای اسناد
- امکان ثبت پیوست‌های اسناد
- امکان ثبت پانوشت برای اسناد
- امکان جستجوی اسناد بر اساس فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده، کدینگ اسناد، کد فیزیکی ، مدت زمان اعتبار باقیمانده سند و هر نوع اطلاعات دیگر سند
- دستیابی به اسناد تنها بر اساس حقوق دستیابی مجاز.
- آرشیو الکترونیکی فایلها به صورت File Server و خارج از بانک اطلاعات