آماده سازی

این مرحله اولین مرحله ای است که مجری پروژه DMS باید انجام دهد. از مهم ترینِ امور در این مرحله، آماده سازی اسناد قدیمی می باشد. اسناد و پرونده هایی که به دلیل گردش بالا، عمر زیاد و یا نوع کاغذ دچار فرسودگی شده اند، باید به گونه ای آنها را آماده کرد که در مرحله بعدی یعنی اسکن اسناد به دلیل سرعت بالای اسکنرها مخدوش نشوند. ضمن اینکه اسناد باید بعد از اسکن به حالت اولیه خود بازگردند تا با توجه به اهمیت ترتیب اسناد, بتوان از آنها به نحو احسن استفاده نمود.

توضیح اینکه مراحل آماده سازی و لاغر سازی را در صورتیکه آموزش کافی به پرسنل مجری پروژه داده شود می توان با هم ادغام نمود.