اسناد مالی

فاکتورهای خرید و اسناد حسابداری یکی از پراستفاده ترین اسناد در یک شرکت هستند، مدیریت صورتحساب ها و کنترل دقیق آن ها می تواند تاثیر قابل توجهی در هزینه های مذبور داشته باشد.
اکثر ادارات اسناد مالی و فاکتورهای خود را در زونکن ها و بر روی قفسه های پر از اسناد مالی دیگر نگه داری می کنند، با این شرایط پیدا کردن یک سند خاص بسیار زمان بر خواهد بود. با اسکن اسناد و مدیریت دیجیتالی آن ها می توان این درهم و برهمی را به سرعت از بین برد. در این سیستم برای یافتن سندی خاص تنها کسری از ثانیه زمان لازم است.
این خیلی مهم است که به سریع به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشیم، می توان به راحتی اسناد مورد نیاز را اشتراک گذاشت تا همزمان چند حسابدار یا کاربر خاص بتوانند از آن استفاده کنند. بدون صرف زمان های غیرضروری جهت جستجو، بایگانی و یا کپی گرفتن همه چیز در دسترس خواهد بود. مطالعات انجام شده نشان می دهد که تقریبا ۳۰ درصد از زمان روزانه کارکنان صرف جستجو، بایگانی و یا کپی گرفتن می شود که با اسکن اسناد و دیجیتال سازی می توان این ۳۰ درصد را مجدد به چرخه کار کارکنان بازگرداند.

راه حل؛ اسکن و بایگانی الکترونیکی اسناد مالی و حسابداری
ما راه حل مناسبی برای حل این مشکلات داریم، با اسکن فاکتورهای خرید، فروش و … ؛ و ایجاد بایگانی الکترونیکی در CD یا بر روی شبکه و … می توان به سرعت به اسناد مربوطه دسترسی داشت؛ نکته مهم این است که به راحتی می توان پس از اسکن از تمام این اسناد در کمتر از پنج دقیقه نسخه کپی یا پشتیبانی تهیه کرد که این خود سبب اطمینان خاطر بیشتری می شود.
با آرشیو الکترونیکی فاکتورها می توانید به سرعت هر فاکتوری را درون سیستم بیابید، حال می توانید برای جستجو از متن استفاده کنید یا از واژه کلیدی که برای آن فاکتور تعریف شده است .

 

دسترسی سریع :
 به اسناد مانند صورتحساب خرید، فروش و …  با جستجوی ساده
اشتراک گذاری با دسترسی ایمن :
 فایل ها را می توان به راحتی در یک شبکه بین کارکنان مربوطه با سطح امنیتی مختلف به اشتراک گذاشت.
حفاظت از اطلاعات :
 بعضی از پرونده های مالی سال ها بعد نیز ممکن است به جریان بیوفتند، در صورتی که فاکتورها را اسکن کرده باشید به راحتی می توانید به آن ها رجوع کنید.
مدیریتی بروز :
 نگه داری اسناد به روش قدیمی می تواند برای مدارک بسیار ناامن باشد.
کمک به محیط زیست :
 با کاهش گردش کاغذ
جستجوی قدرتمند :
 اسناد اسکن شده را می توانید با هرپارامتری که موقع اسکن تعریف شده است به راحتی و در کسری از ثانیه پیدا کنید.

چگونه فاکتورها را فهرست می کنیم؟
هنگامی که شروع به فهرست سازی (پارامترهای جستجو) برای فاکتورها و اسناد مالی می کنیم، ابتدا از پارامترهایی که قبل از انجام اسکن آن ها را با شما هماهنگ کرده ایم استفاده می کنیم. البته انتخاب های بسیاری برای فهرست سازی معمولا در اسناد مالی وجود دارد، از جمله این پارامترها:
–       شماره فاکتور
–       تاریخ فاکتور
–       شماره خرید فاکتور
–       نام فروشنده
–       نام خریدار
البته این ها فقط پارامترهای نسبتا معمولی هستند، ما می توانیم هر پارامتری که شما خواهان آن باشید و قابل فهرست سازی باشد را جهت فهرست سازی استفاده کنیم. این کار در اصل بخش اول در ایجاد یک سیستم دیجیتالی است که باعث می شود عملیات جستجو و بازیابی فاکتورها ساده تر و سریع تر شود.