اسناد پزشکی

اسناد پزشکی

بر اساس قانون، بیمارستان‌های کشور ملزم هستند پرونده های پزشکی بیماران را تا ۱۵ سال به طور کامل و بعد از آن به صورت کوچک سازی شده، نگهداری کنند. اما با توجه به افزایش سریع جمعیت در کشور ، تعداد پرونده های پزشکی در بیمارستان ها به صورت فزاینده ای در حال رشد است. در نتیجه پایبندی به قانون مزبور مشکلات بسیاری را از جنبه تأمین فضای کافی برای بایگانی پرونده ها و هم‌چنین زمان بر بودن بازیابی یک پرونده از میان انبوه پرونده های بایگانی شده، به بیمارستان تحمیل می کند.

در برخی مناطق کشور نیز شرایط اقلیمی خاص و شرایط دما، رطوبت و وجود جوندگان ، دشواری نگهداری درازمدت پرونده ها را دو چندان کرده است.

به طورخیلی ساده مدارک کاغذی طی پروسه ای اسکن و به تصاویر دیجیتال تبدیل می شوند.

سازمان های درمانی و مراقبت های بهداشتی هر روزه با حجم پیچیده ای از داده ها دست و پنجه نرم می کنند. اسکن اسناد و تصویربرداری پزشکی می تواند سبب کاهش مقدار ذخیره سازی پرونده های فیزیکی شود. بایگانی پرونده ی بیمار و دیگر اسناد پزشکی بصورت الکترونیکی، بسیار دقیق تر و ساده تر از روش دستی است. همچنین هنگام مراجعه بیماران قدیمی بدون نیاز به جستجو در پرونده های کهنه و قدیمی، با یک کلیک تمام مدارک مورد نظر بازیابی می شود. در بایگانی قدیمی ممکن است مدارک پزشکی بیمار گم شود و یا از بین رود، اما توسط سیستم مدیریت اسناد پزشکی، به راحتی می توان پرونده های گم شده را پیدا کرد.

ما درک می کنیم که برخی از دقیقترین و محرمانه ترین پرونده ها ، مختص بیمارستان ها و مطب های پزشکی است. به همین دلیل است که هنگام ارائه خدمات اسکن برای بخش پزشکی باید به مجموعه ای خاصی از روش ها پایبند باشیم. این روشها شامل: امنیت ضبط تصویر و استخراج اطلاعات، کنترل کیفیت، پیوند کارکنان و عدم تخریب پرونده فیزیکی می شود.  به دلیل تجربه در عرصه های پزشکی، ما با اعتماد به نفس می گوییم که تمام انتظارات شما را در غالب امنیت پروژه برآورده خواهیم کرد.

تیم سازه های اطلاعاتی تصویرارا شرق  پیشنهاد می کند که برای اطمینان از دارا بودن فایل الکترونیکی کامل و جامع بهتر است کل پرونده بیمار اسکن شود، اما در مواردی نیز نسبت به صلاحدید خود، فقط می توان اوراق مورد نیاز را اسکن کرد، برخی از این اوراق که مدیران بخش مدارک پزشکی که ما با آن ها کار کرده ایم، مهمتر دانسته اند عبارتند از:

برگ پذیرش و خلاصه ترخیص

برگ خلاصه پرونده

برگ شرح حال بیمار

برگ مراقبت قبل از عمل

برگ بیهوشی (انستزی)

برگ عمل جراحی

برگ مراقبت بعد از عمل

برگ های گرافی ها (سونوگرافی و …)

برگ پاتولوژی (آزمایشات)

برگ دستورات پزشک

برگ دستورات پرستار

برگ سیر بیماری (۵۰ درصد مهم)

برگ آپکار نوزاد (پرونده های زایمان)

و ..

به‌ طور خلاصه مهم‌ترین دستاوردهای حاصل از استقرار سیستم اسکن کردن پرونده‌های پزشکی در بیمارستان عبارتند از:
• اسکن و مدیریت اسناد بصورت مطمئن و منعطف، برای بیمه ها و بخش های خدمات درمانی و مراقبت های بهداشتی (بیمارستان ها، درمانگاه ها، مطب ها و …)
• اسکن انواع اسناد از جمله پرونده های بیمار، اسناد پرسنل و اوراق رادیولوژی و …
• افزایش کیفیت، دقت و سرعت بازیابی پرونده‌ها و پاسخگوئی در مرکز مدارک پزشکی
• صرفه جویی در فضای فیزیکی مورد نیاز برای بایگانی پرونده‌ها
• تحقق ابلاغیه‌های قانونی و امکان نگهداری پرونده‌های بیماران بیمارستان برای مدت زمان بیش از پانزده سال
• افزایش امنیت نگهداری اطلاعات پرونده ها در درازمدت
• برقراری ارتباط بین سیستم اسکن پرونده‌های پزشکی و HIS بیمارستان
• تسهیل انجام امور تحقیقاتی
• توجیه علل موفقیت یا عدم موفقیت تجربه و نتیجه گیری

اسکن مدارک بیمار
اکثر مراکز خدمات درمانی مانند بیمارستان ها، مراکز جراحی، دندانپزشکان، مطب های خصوصی و سایر دستگاه های وابسته بگونه ای نیاز دارند که سوابق بیماران خود را اسکن کرده و آن ها را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند. این امر علاوه بر افزایش رتبه مرکز درمانی شما، سبب کاهش شدید هزینه های دسترسی، نگه داری و بازیابی پروندها می شود. 
طبق تحقیقات انجام شده در سال های اخیر، بیشتر پرونده هایی که گمان به مفقودی آن ها می رود، به صورت نادرست و اشتباه بایگانی شده اند، اسکن مدارک پزشکی و مدیریت الکترونیکی آنها کمک می کند اشتباهات رایج در روش بایگانی قدیمی به مرز صفر رسد. پس از دیجیتال سازی تمامی اطلاعات بیمار در همه جا و به سرعت قابل در دسترسی است. فرآیند اسکن ما با آخرین تکنولوژی های تصویربرداری و با نظارت فوق العاده دقیق انجام می شود. حتی اگر طبق ضوابط امکان خروج پرونده ها به بیرون نیز نباشد، تیم ما قادر به استقرار و انجام پروسه اسکن در محل شما می باشد.
تیم ما اسکن و الکترونیک سازی پرونده های مدارک پزشکی، اسناد اداری، مالی، مکاتبات اداری و حتی برگ های رادیولوژی مراکز درمانی مختلفی که در بخش پروژه های انجام شده ذکر شده است را به عهده گرفته و به اتمام رسانده است.

از مهترین مزیت اسکن و دیجیتالی سازی پرونده های پزشکی دسترسی آنی به پرونده ها و اطلاعات بیماران است.
دیگر از مزایای اسکن اسناد و پرونده های پزشکی – درمانی عبارتند از:
•        ایجاد فهرستی از فیلدهای قابل جستجو (شماره پرونده، شماره پذیرش، نام خانوادگی، نوع و …)
•        امکان جستجوی متن (در سند های متنی) به انواع یک عامل بازیابی
•        ذخیره سازی اختیاری تصاویر رنگی
•        امکان لینک و مشاهده پرونده های دیجیتال (اینترنت، شبکه داخلی و …)
•        امکان انتقال راحت و سریع اسناد و تبادل اطلاعات با دیگر پزشکان
•        قابلیت دسترسی از راه دور (وب سایت
•        امکان بسط و ادغام به دیگر برنامه های کاربردی (ذخیره سازی، بازیابی