بانک اطلاعاتی
در نهایت آخرین مرحله یک پروژه عظیم پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد مرحله ثبت اطلاعات مربوط به هر سند در نرم افزارهای مربوطه می باشد
انتخاب فیلدهای مناسب و کارشناسی شده جهت سهولت دسترسی به سند خاص ، گرفتن گزارشات جامع و… بسیار حائز اهمیت می باشد.
مشخصات یک نرم افزار سیستم مدیریت اسناد (DMS) مناسب
۱. ورود اطلاعات
طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و انگلیسی
قابلیت Import و Export اطلاعات
امکان ورود انواع فایل ها (بدون محدودیت)
امکان اضافه کردن نامحدود فایل به هر سند
۲. جستجو و گزارش گیری
جستجو بر اساس اطلاعات کلیدی (جستجو در هر فیلد)
جستجوی تمام متنی (مخصوص فایل هایی که فرمت متنی دارند و یا تصاویری که بر رو ی آنها OCR اعمال شده)
جستجوی پیشرفته در داخل متن یا بر روی فیلدهای تعریف شده
ثبت سوابق مربوط به جستجوهای قبل و امکان استفاده دوباره آنها
تعریف و چاپ انواع گزارش ها به دلخواه کاربر
۳. مدیریت کاربران و تعیین سطوح دسترسی
امکان تعریف گروه های کاربری مختلف ، ویرایش و حذف آنها
تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
امکان تعریف ، تغییر و حذف سطوح محرمانگی بصورت نامحدود
مشاهده کلیه عملیات و تغییراتی که بر روی قسمت های موجود در سیستم صورت گرفته است
کنترل دسترسی کاربران به سیستم از طریق وب
تعریف کاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
۴. مدیریت اسناد و پرونده ها
امکان تعریف سطوح محرمانگی برای هر نوع سند
تعریف فیلدهای کلیدی برای الگوهای اسناد
تعریف انواع فیلدها (ازجمله رشته ، متن ، عدد ، ساعت ، تاریخ ، فیلد تولید شماره و فیلد انتخاب از لیست)
۵. مدیریت بانک های اطلاعاتی
امکان پشتیبان گیری
پشتیبانی بانک های اطلاعاتی با داشتن backup هوشمند برای هر بانک