صرفه جویی

در بایگانی سنتی با توجه به رشد مکاتبات، حجم بایگانی و همچنین مصرف کاغذ رو به رشد است در نتیجه نیاز به فضای بیشتر جهت نگهداری دقیق و با امنیت و نیروهای بیشتر می باشد.

در سیستم DMS با مجتمع سازی همه اسناد در یک مکان مشخص حذف افزونگی اطلاعات نیاز به فضا، نیرو و زمان بیشتر را از بین می برد.

به طور خلاصه کاهش فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع به اسناد و مدارک و نیز جلوگیری از امحاء اطلاعات به مرور زمان از ویژگی های عمده این سیستم است که با توجه به نگاه ویژه به موضوع ((پدافند غیر عامل در کشور)) برخورداری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در حفظ و حراست از سرمایه های اطلاعات کشور ضروری به نظر می رسد.