طبقه بندی اسناد

در بسیاری از موارد تطبیق ساختار فیزیکی بایگانی با ساختار موضوعی اسناد به دلایل مختلف مانند نوع و حجم اسناد ورودی به بایگانی و یا قرار گرفتن اسناد در موضوعات مختلف امکان پذیر نیست. در روش DMS ساختار سلسله مراتبی موضوعات انعطاف بیشتری در بازیابی اسناد ایجاد کرده است.

ایده آل ترین و ساده ترین شکل و روش در بایگانی اسناد استقلال ساختار فیزیکی  از ساختار موضوعی است و این مهم جز با سیستم مدیریت اسناد امکان پذیر نخواهد بود.