لاغرسازی پرونده ها

به این معنا که حجم پرونده های مشخص شده قبل از دیجیتایزر کم شود، این امر باعث کم شدن هزینه ها می گردد. بعضی اسناد موجود در پرونده ها که با توجه به گذشت زمان اهمیت آنها کم شده و یا فقط در یک بازه زمانی خاص مورد استفاده قرار گرفته اند، دیگر نیازی به وجود آنها در پرونده نمی باشد. به سبب این امر سرعت رسیدگی به پرونده های بعدی نیز افزایش خواهد یافت.

این مرحله یا باید تحت نظارت پرسنل سازمان صورت گیرد چرا که ایشان با انواع مکاتبات و اسناد نگهداری شده در بایگانی ها آشنایی داشته و به اهمیت موجود بودن یا نبودن اسناد در پرونده ها آگاهی دارند، و یا اینکه به افراد خاصی آموزش داده شود تادر انجام مرحله لاغرسازی، سازمان مربوطه را همیاری نمایند.