مقدمه

عصر جدید، عصر ارتباطات و فناوری اطلاعات است؛ عصری که جهان را به یک دهکده جهانی تبدیل کرده است. امروز اهمیت فناوری اطلاعات و ارتباطات بر هیچ کس پوشیده نیست. عصر انفورماتیک در تمام پروسه های روزمره رخنه کرده است، به گونه ای که بدون آن حتی زندگی عادی و بی دغدغه گذشته هم امکان پذیر نیست. این علم در مکاتبات اداری و بایگانی نیز اهمیت خود را اثبات کرده است.

اکنون برای اینکه از حداقل امکانات، نیرو، فضا، تجهیزات و از همه مهم تر زمان، حداکثر استفاده را کرد باید روش های سنتی ذخیره و نگهداری اسناد در سازمان ها را متحول ساخت و با علم و فناوری اطلاعات و ارتباطات گره زد. در بایگانی های سنتی برای آنکه بتوان به استانداردهای جهانی دست یافت باید هزینه های بسیاری صرف تجهیزات کرد و با توجه به رشد روز افزون اسناد، نگهداری و ایجاد شرایط مناسب و با امنیت نیازمند مکان، نیرو، تجهیزات، زمان  و هزینه می باشد. با توجه به این مشکلات، مدیران ارشد به سمت مستندسازی و سیستم های مدیریت اسناد (Document Managment System) روی آورده اند.

 

مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی به دو شاخه کاربردی تقسیم می شود:

1. مدیریت اسناد: تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تاییدو نگهداری سوابق، فرم های اداری در گردش ایزو.
2. بایگانی اسناد: تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه، روش های تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیکی، امکان جستجو و گزارشگیری و راکد نمودن خودکار اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده.